La plupart des « offres gratuites » des logiciels de planning ne sont qu'un tunnel de vente déguisé. Vous créez un planning, vous tombez sur un mur, et vous découvrez que le bouton d'export, le bouton de publication ou la deuxième semaine sont planqués derrière un formulaire de carte bancaire. On n'a pas voulu faire ça, surtout parce qu'on l'a subi nous-mêmes en essayant de couvrir un service petit-déjeuner un samedi.
L'offre gratuite de smartHOD est donc un vrai générateur de planning. Un établissement, jusqu'à cinq employés, sans carte bancaire, sans compte à rebours.
Ce que vous obtenez vraiment, gratuitement
- **Un vrai outil de création manuelle du planning.** Modèles de shifts, glisser-déposer, une grille hebdomadaire par établissement, chaque case modifiable. Les créneaux non couverts sont signalés en rouge, pour que vous voyiez le trou avant votre responsable du petit-déjeuner.
- **Tâches.** Attribuez les points de check-list qui traînent d'habitude sur des bouts de papier derrière la réception.
- **Pointage par QR code et affiches imprimables.** Les employés scannent un code imprimé à l'accueil pour pointer leur arrivée et leur départ. Pas de GPS, pas d'appli à installer, pas d'autorisation de localisation.
- **Export des heures.** Heures travaillées et heures planifiées exportées vers un tableur — exactement ce que votre comptable réclame en fin de mois.
Ce n'est pas une démo. Vous pouvez faire tourner un établissement de cinq personnes dessus indéfiniment, sans jamais nous payer un centime.
Pour qui c'est vraiment suffisant
Un petit établissement unique avec cinq personnes ou moins sur le planning. Une maison d'hôtes avec deux réceptionnistes, une personne au petit-déjeuner et deux femmes de ménage. Une auberge de jeunesse où le patron fait la moitié des shifts. À cette taille-là, le planning n'est pas un problème d'optimisation compliqué — c'est un problème de mémoire. Vous savez déjà qui veut ses vendredis, il suffit juste de l'écrire quelque part que tout le monde peut voir, avec des heures qui tombent juste en fin de mois.
Un logiciel qui promet d'« optimiser » la semaine de cinq personnes vous vend surtout une animation de chargement. La réponse honnête pour une équipe de cette taille : utilisez la grille, glissez les shifts, imprimez le QR code, et passez à autre chose.
Les compromis, sans détour
L'offre gratuite est volontairement limitée, et elle vous agacera de façon bien précise si vous la dépassez :
- **Un seul établissement.** Si vous gérez deux sites et partagez du personnel entre eux, impossible de le modéliser. C'est exactement là, quand le personnel se répartit entre plusieurs établissements, que les plannings manuels commencent à perdre des heures en route.
- **Cinq employés.** Plafond strict. Une sixième embauche implique un changement de formule.
- **Pas de planificateur IA.** Chaque shift est placé par vous, à la main, chaque semaine.
- **Pas de module paie, pas de suivi de conformité.** Ce sont des fonctionnalités payantes, et on ne va pas prétendre le contraire.
Ce que le planificateur IA apporte vraiment
C'est le passage où il vaut la peine d'être concret, parce que le mot « IA » fait beaucoup de travail non mérité dans la plupart des discours marketing. Quand vous passez à l'offre Starter (€14.99/mois, jusqu'à 15 employés) ou à une offre supérieure, le planificateur remplit la semaine à votre place, tout en respectant des règles que vous définissez une bonne fois pour toutes :
- **Un nombre minimum d'heures de repos entre deux shifts**, appliqué dès la génération, pas signalé après coup. Une fin tardive suivie d'un début matinal ne sera tout simplement jamais placée.
- **Un plafond d'heures supplémentaires**, pour qu'il ne règle pas discrètement votre problème de couverture en collant 58 heures à une seule personne.
- **Un équilibre des week-ends** — un plafond sur le nombre de shifts de week-end qu'une même personne peut prendre sur une fenêtre glissante, pour que ce ne soit pas toujours les deux mêmes qui portent tous les samedis.
- **Les heures contractuelles.** Si quelqu'un est sous contrat pour 40 heures, le moteur continue de pousser jusqu'à s'en approcher, plutôt que de s'arrêter à quatre jours qui font joli sur le papier.
- **Les congés et jours de repos validés** sont traités comme des blocages fermes, pas comme des suggestions.
- **Des exigences de couverture par jour de la semaine** — deux personnes au petit-déjeuner, une à la réception — et il vous le fait savoir haut et fort quand un créneau ne peut pas être couvert.
Pour être honnête : à cinq, vous pouvez garder tout ça en tête. À douze, répartis sur deux établissements, vous ne pouvez plus — et la semaine où vous essayez quand même est celle où quelqu'un termine à 22:00 pour reprendre à 06:00.
Le déclencheur de mise à niveau, en une phrase
Vous sortez de l'offre gratuite le jour où vous embauchez une sixième personne, où vous ouvrez un deuxième établissement, ou le jour où vous vous surprenez à refaire le même planning un dimanche soir pour la quatrième semaine d'affilée. Tant qu'aucun de ces cas ne se présente, restez sur l'offre gratuite — on préfère que vous passiez à l'offre supérieure parce que le calcul a changé, pas parce qu'on vous a caché le bouton d'export.