Die meisten „kostenlosen Pläne" bei Dienstplan-Software sind ein Verkaufstrichter im Kostüm. Sie bauen einen Dienstplan, stoßen an eine Wand und stellen fest, dass der Export-Button, der Veröffentlichen-Button oder gleich die zweite Woche hinter einem Kreditkartenformular versteckt ist. Das wollten wir nicht – vor allem, weil wir selbst schon auf der anderen Seite davon standen, als wir verzweifelt eine Samstags-Frühstücksschicht besetzen mussten.
Die kostenlose Version von smartHOD ist deshalb ein echter Dienstplan-Generator. Ein Betrieb, bis zu fünf Mitarbeiter, keine Kreditkarte, kein Countdown.
Was Sie wirklich umsonst bekommen
- **Einen vollständigen manuellen Dienstplan-Baukasten.** Schichtvorlagen, Drag-and-Drop, eine Wochenübersicht pro Betrieb, jede Zelle editierbar. Unbesetzte Slots werden rot markiert, damit Sie die Lücke sehen, bevor es Ihre Frühstücksleitung tut.
- **Aufgaben.** Weisen Sie die Checklisten-Punkte zu, die sonst auf Zetteln hinter der Rezeption herumliegen.
- **QR-Stempeln und ausdruckbare Poster.** Mitarbeiter scannen an der Rezeption einen ausgedruckten Code, um sich ein- und auszustempeln. Kein GPS, keine App-Installation, keine Standortfreigabe.
- **Stunden-Export.** Geleistete und geplante Stunden als Tabelle – genau das, wonach Ihr Steuerberater am Monatsende tatsächlich fragt.
Das ist keine Demo. Sie können einen Fünf-Personen-Betrieb damit unbegrenzt führen, ohne uns jemals etwas zu bezahlen.
Für wen das wirklich reicht
Für einen einzelnen kleinen Betrieb mit fünf oder weniger Mitarbeitern im Plan. Eine Pension mit zwei Rezeptionisten, einer Frühstückskraft und zwei Zimmermädchen. Ein Hostel, in dem der Inhaber die Hälfte der Schichten selbst übernimmt. Bei dieser Größe ist der Dienstplan kein Optimierungsproblem – sondern ein Gedächtnisproblem. Sie wissen, wer freitags frei haben möchte; Sie müssen es nur irgendwo festhalten, wo alle es sehen, mit Stunden, die am Monatsende auch aufgehen.
Software, die verspricht, eine Fünf-Personen-Woche zu „optimieren", verkauft Ihnen vor allem eine hübsche Ladeanimation. Die ehrliche Antwort für ein Team dieser Größe lautet: Nutzen Sie das Raster, ziehen Sie die Schichten per Drag-and-Drop, drucken Sie den QR-Code aus, und kümmern Sie sich um den Rest Ihres Tages.
Die Kompromisse, unverblümt gesagt
Die kostenlose Version ist bewusst eng gefasst, und sie wird Sie an ganz bestimmten Stellen ärgern, wenn Sie größer sind als sie:
- **Nur ein Betrieb.** Wenn Sie zwei Standorte führen und Mitarbeiter zwischen ihnen aufteilen, können Sie das nicht abbilden. Genau beim Aufteilen von Personal auf mehrere Betriebe fangen manuelle Dienstpläne an, Stunden zu verlieren.
- **Fünf Mitarbeiter.** Feste Obergrenze. Die sechste Einstellung bedeutet einen Tarifwechsel.
- **Kein KI-Dienstplaner.** Jede Schicht setzen Sie selbst, von Hand, jede Woche aufs Neue.
- **Kein Lohnabrechnungsmodul, kein Compliance-Tracking.** Das sind kostenpflichtige Funktionen, und das werden wir nicht schönreden.
Was der KI-Dienstplaner wirklich bringt
Hier lohnt es sich, konkret zu werden, denn „KI" leistet in den meisten Marketingtexten eine Menge unverdiente Arbeit. Wechseln Sie zu Starter (€14.99/Monat, bis zu 15 Mitarbeiter) oder höher, füllt der Dienstplaner eine Woche für Sie – und setzt dabei Regeln durch, die Sie einmal festlegen:
- **Mindestruhezeiten zwischen Schichten**, durchgesetzt bereits bei der Erstellung, nicht erst hinterher markiert. Ein spätes Schichtende gefolgt von einem frühen Schichtbeginn wird gar nicht erst eingeplant.
- **Eine Obergrenze für Überstunden**, damit Ihr Besetzungsproblem nicht heimlich dadurch „gelöst" wird, dass eine Person 58 Stunden bekommt.
- **Wochenend-Ausgleich** – eine Obergrenze dafür, wie viele Wochenendschichten eine Person innerhalb eines gleitenden Zeitfensters übernimmt, damit nicht dieselben zwei Leute jeden Samstag schultern.
- **Vertragsstunden.** Wenn jemand auf 40 Stunden angestellt ist, plant die Engine so lange weiter, bis diese Person nah an die 40 Stunden herankommt, statt schon nach vier ordentlich aussehenden Tagen aufzuhören.
- **Genehmigter Urlaub und freie Tage** werden als feste Sperren behandelt, nicht als Vorschläge.
- **Besetzungsvorgaben pro Wochentag** – zwei beim Frühstück, einer an der Rezeption – und sie meldet sich deutlich, wenn ein Slot nicht besetzt werden kann.
Ehrlich gesagt: Mit fünf Leuten können Sie all das im Kopf behalten. Mit zwölf über zwei Betriebe hinweg nicht mehr – und genau in der Woche, in der Sie es trotzdem versuchen, arbeitet jemand bis 22:00 Uhr und beginnt um 06:00 Uhr wieder.
Der Auslöser fürs Upgrade, in einem Satz
Sie entwachsen der kostenlosen Version an dem Tag, an dem Sie eine sechste Person einstellen, einen zweiten Betrieb eröffnen oder sich dabei ertappen, wie Sie an einem Sonntagabend zum vierten Mal in Folge denselben Dienstplan neu zusammenbauen. Bis eines davon eintritt: Bleiben Sie kostenlos – uns ist lieber, Sie upgraden, weil sich die Rechnung geändert hat, als weil wir den Export-Button versteckt haben.